Lo sapete che le informazioni contenute nei messaggi di posta elettronica degli account aziendali affidati ai dipendenti sono riservate? Sapete che non si può accedere indiscriminatamente a detti account, nemmeno per visionare della corrispondenza intervenuta tra un dipendente ed un fornitore?
Ecco cinque cose da fare per gestire in modo corretto e rispettoso della privacy le e-mail aziendali affidate ai dipendenti e allo stesso tempo poter disporre di tutte le informazioni che servono all’organizzazione aziendale:
- creare ai dipendenti due tipi di indirizzi di posta elettronica: un indirizzo di posta elettronica individuale e un indirizzo di posta elettronica condiviso tra più lavoratori, quest’ultimo permetterà di garantire una maggiore circolazione e fruibilità dei messaggi che attengono all’organizzazione aziendale;
- mettere a disposizione dei dipendenti apposite funzionalità di sistema che permettano, in caso di assenza, di inviare in modo automatizzato dagli account degli stessi messaggi di risposta contenenti coordinate di altri lavoratori ai quali fare riferimento;
- verificare che i dipendenti abbiano provveduto alla nomina di un fiduciario in caso di assenza prolungata, allo scopo di leggere e gestire i messaggi di posta elettronica ricevuti sul proprio account aziendale;
- adottare procedure interne che facciano sì che dopo la cessazione del rapporto di lavoro vengano cancellati gli account di posta elettronica riconducibili all’ex dipendente;
- informare preventivamente i dipendenti circa le caratteristiche essenziali dei trattamenti che intendi effettuare con riferimento all’utilizzo delle caselle di posta elettronica aziendale regolando il tutto con appositi regolamenti aziendali e procedure interne.
Malo (VI), lì 18/07/2023
avv. Stefania Faggion